Introduction
Avec des quotas à 50 ou 100GB, on aurait pu croire à la fin de l'éternel problème d'espace libre dans les boîtes aux lettres.
Bien évidemment, comme dans la vraie vie, plus on a de place, plus on s'étale. Le problème est moins fréquent mais va toucher une population d'utilisateur plus critique.
Microsoft est relativement clair dans son modèle de licensing mais j'entend régulièrement des incompréhensions sur ce sujet, aussi bien du côté des équipes techniques que commercial.
Les informations sont un peu éparpillées et pas clairement mise en évidences sur le comparatif de licences, donc voici un récap.
Extrait de la doc officielle :
| Fonctionnalité | Business Basic et Standard | Business Premium | Microsoft 365 Entreprise F1/E3/E5 | Office 365 Entreprise E1 | Office 365 Entreprise E3/E5 | Office 365 Entreprise F3 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Boîtes aux lettres utilisateur | 50 Go | 50 Go | 100 Go | 50 Go | 100 Go | 2 Go |
| Boîte aux lettres d’archivage | 50 Go | 1,5 To | 1,5 To | 50 Go | 1,5 To | Non disponible |
| Boîtes aux lettres partagées | 50 Go | 50 Go | 50/100 Go | 50 Go | 50/100 Go | 50 Go |
| Boîtes aux lettres de ressources | 50 Go | 50 Go | 50 Go | 50 Go | 50 Go | 50 Go |
| Boîtes aux lettres de dossiers publics | 100 Go | 100 Go | 100 Go | 100 Go | 100 Go | 100 Go |
| Boîtes aux lettres de groupe | 50 Go | 50 Go | 50 Go | 50 Go | 50 Go | 50 Go |
Ce qu'il faut en tirer :
- Le tableau est trompeur, je ne le modifie pas puisque extrait des docs MS, mais les licences F1 n'ont pas de licences Exchange, donc pas de mail.
- On voit ici trois types de plan : 2GB, 50GB, 100GB
- Les boites qui nous intéressent sont les deux premières lignes :
- Boites aux lettres utilisateurs
- Boites aux lettres d'archivages
Le quotas de boites aux lettres utilisateur est simple à appréhender. Il s'agit du volume maximal des messages que peut contenir la boite aux lettres.
Comme pour une boite aux lettres physiques, ce qui prend de la place ce sont les colis (alias PJ dans notre cas), et selon les corps de métiers, on peut voir transiter des fichiers de 30/35MB régulièrement.
Bien évidemment, pour éviter ce genre de livraison inadapté, Microsoft intègre OneDrive à sa messagerie, mais ce n'est pas le sujet ici.
Et quand c'est plein ?
Première contingence, la boite d'archivage est une fonctionnalité existant depuis Exchange OnPremise (2013, voir 2010 peut-être ?), elle permet d'utiliser le mode "Online" du client Outlook pour monter une seconde boite aux lettres que Microsoft appelle très justement "Boîte aux lettres d'archivage".
Cette boite aux lettres doit être activée et une stratégie d'archivage configurée, celle par défaut archivant (je crois) les messages antérieures à 2 ans.
Concrètement on obtient une seconde boite en bas de la première, avec un miroir de son contenu.
Cette boite aux lettres a un quotas de 50 ou 100GB.
En revanche, dans la console d'administration il est simplement mentionné Exchange Online Plan 2 et Exchange Online Archiving.
Exchange Online Plan 2 est un plan à part entière, donc pas de problème.
Exchange Online Archiving est en fait inclus dans les licences des boites à 100GB, sans coût supplémentaire !
Cela signifie que les licences Business Premium, E3 et E5 l'intègre.
Et quand l'archive est pleine ?
Quand la première contingence est pleine, on doit alors activer la fonctionnalité Auto-Expanding Archive, soit pour toute l'organisation, soit pour une boite spécifique.
Cette fonctionnalité va se charger d'ajouter du quotas par tranche de 10GB à la boite aux lettres d'archives dès que cette dernière atteint 90%.
C'est magique. Jusque 1,5TB. Microsoft ne prévoit rien au-delà, il vous faudra alors faire du vide.
Cas d'usages
On a plusieurs cas d'usages.
- Vous êtes éligibles aux licences Business Premium, mais vos 50GB de stockage en ligne ne suffisent pas :
- Business Premium (50GB Online+ 1,5TB Archive)
- + Exchange Online Plan 2 pour étendre les 50GB Online en 100GB Online.
- Vous n'êtes pas éligibles à Business Premium, 50GB Online ne suffisent pas, et vous avez besoin d'archivage
- Microsoft 365 E3 ou supérieur
- L'une de vos boites partagées dépasse le quotas de 50GB online + archive
- Exchange Online Plan 2 uniquement (cela convertira la boite aux lettres en boite utilisateur, avec le quotas de 100GB + 1,5To d'archive)
Bien évidemment, le choix de licence dépend de vos coûts mais aussi des autres fonctionnalités offertes en dehors de la messagerie. Ce post ne tient par ailleurs compte que des licences à ce jour (02/04/2024) et fera peut-être l'objet plus tard d'une mise à jour.